دخلت في المملكة المتحدة قواعد جديدة تلزم الشركات والمؤسسات بوضع آليات واضحة للتعامل مع شكاوى حماية البيانات، في خطوة تهدف إلى منح الأفراد قدرة أكبر على متابعة كيفية استخدام معلوماتهم الشخصية ومساءلة الجهات التي قد تسيء التعامل معها.

ويأتي هذا التحول في إطار قانون استخدام البيانات والوصول إليها، الذي يفرض على المنظمات الخاضعة لقواعد حماية البيانات البريطانية توفير طريقة سهلة ومباشرة للمستخدمين من أجل تقديم شكاوى مرتبطة ببياناتهم الشخصية، سواء تعلق الأمر بطريقة جمعها أو استخدامها أو تخزينها أو مشاركتها.

وتُلزم القواعد الجديدة المؤسسات بإقرار استلام الشكوى خلال مدة لا تتجاوز 30 يومًا، مع فتح تحقيق مناسب في موضوعها دون تأخير غير مبرر. كما يتعين على الجهة المعنية إبقاء صاحب الشكوى على اطلاع بتطورات المعالجة، وإبلاغه بالنتيجة النهائية بعد الانتهاء من دراسة الملف.

ويؤكد مكتب مفوض المعلومات البريطاني أن هذه المتطلبات لا تستهدف تعقيد عمل الشركات، بل دفعها إلى بناء ثقة أكبر مع العملاء والمستخدمين في بيئة رقمية أصبحت فيها البيانات الشخصية جزءًا أساسيًا من النشاط الاقتصادي والخدمات اليومية. فوجود مسار واضح للشكاوى قد يساعد على حل النزاعات مبكرًا قبل وصولها إلى الجهات الرقابية.

وتهم هذه القواعد مختلف المؤسسات التي تتعامل مع بيانات شخصية داخل المملكة المتحدة، بما في ذلك الشركات الصغيرة والمتوسطة التي قد لا تمتلك بعد أنظمة رسمية لمعالجة شكاوى الخصوصية. لذلك دعت الجهات التنظيمية إلى مراجعة السياسات الداخلية، وتدريب الموظفين، وتحديد المسؤولين عن استقبال الشكاوى والرد عليها.

وتضع القواعد الجديدة ملف الخصوصية الرقمية في صدارة أولويات الشركات، خاصة مع تزايد الاعتماد على الخدمات الإلكترونية وجمع بيانات العملاء عبر المواقع والتطبيقات والمنصات المختلفة. كما تدفع المؤسسات إلى توثيق خطواتها عند التعامل مع الشكاوى، حتى تتمكن من إثبات التزامها إذا طُلب منها تقديم معلومات إضافية للجهات الرقابية.